Geschäftsreisen nach Brasilien vorbereiten: Diese Tipps helfen weiter

Geschäftsreisen nach Brasilien vorbereiten: Diese Tipps helfen weiter

Heutzutage gibt es zahlreiche Unternehmen, für die Geschäftsreisen nach Brasilien zum Alltag gehören. Manchmal geht es darum, neue Kunden und Lieferanten kennenzulernen, manchmal darum, eine Niederlassung zu eröffnen.

Fest steht, dass eine Geschäftsreise mit dem Ziel Brasilien mit anderen Herausforderungen verbunden ist als eine Geschäftsreise in einen Ort, der nur wenige Kilometer entfernt liegt. Dennoch handelt es sich hierbei um eine wunderbare Möglichkeit, die internationalen Beziehungen einer Firma noch weiter auszubauen.

Aber worauf sollten diejenigen, die möglicherweise noch nie in Brasilien unterwegs waren, eigentlich achten? Und wie ist es möglich, den Aufwand rund um die nächste Reise an wunderschöne Orte, wie zum Beispiel Rio de Janeiro, so gering wie möglich zu halten?

Die folgenden Abschnitte liefern in Bezug auf diese Frage gleich mehrere Tipps, die dabei helfen können, in Zeiten der Globalisierung neue Wege zu gehen.

Tipp Nr. 1: Reisen nach Brasilien über ein Dienstreisebüro planen

Wer sich die Planung seiner Geschäftsreise nach Brasilien erleichtern möchte, kann sich über die Zusammenarbeit mit einem Dienstreisebüro oft deutlich entlasten. Immerhin wissen die Mitarbeiter dort genau, worauf es bei der Buchung der Flüge zu achten gilt, welche Optionen zur Verfügung stehen und was sie in Bezug auf das zur Verfügung stehende Budget beachten müssen.

Zahlreiche Unternehmen arbeiten bereits seit vielen Jahren mit ein und demselben Dienstreisebüro zusammen. Wenn sich beide aufeinander eingestellt haben und genau wissen, worauf es ankommt, lässt sich im Zusammenhang mit Buchungen oft viel Zeit sparen. Wer sich in der Vergangenheit noch nie mit dem Thema auseinandergesetzt hat, kann gut beraten sein, die verschiedenen Anbieter miteinander zu vergleichen.

Dank einschlägiger Plattformen, die unterschiedliche Bereiche, wie zum Beispiel „Kundenservice“ oder „Buchungsoptionen“, einander gegenüberstellen, nimmt es nicht viel Zeit in Anspruch, die individuell beste Option für den eigenen Bedarf herauszufinden.

Tipp Nr. 2: Nicht allzu knapp planen

Wie im Zusammenhang mit anderen Reisezielen kann es auch bei Geschäftsreisen nach Brasilien zu Verspätungen kommen. Daher ist es sinnvoll, einen zeitlichen Puffer – natürlich ebenso für die Rückreise nach Deutschland – einzuplanen. An brasilianischen Flughäfen herrschen teilweise strenge Sicherheitsvorkehrungen, die hin und wieder zwei Stunden (und mehr) in Anspruch nehmen können.

Diejenigen, die schon öfter nach Brasilien geflogen sind und die Gegebenheiten vor Ort kennen, sind im Vorteil. Immerhin müssen sie sich an einem (für sie neuen) Flughafen nicht erst lange orientieren.

Tipp Nr. 3: Geschäftsreisen abseits „besonderer Ereignisse“ planen

Egal, ob in einer der kleineren Städte oder direkt in Rio de Janeiro: Besondere Ereignisse rund um Fußball, andere sportliche Highlights und natürlich den Karneval sorgen immer wieder dafür, dass die Preise, die im Zusammenhang mit Flügen und Hotels veranschlagt werden, deutlich ansteigen. Hierunter leiden unter anderem auch diejenigen, die nicht vorhaben, mitzufeiern oder ein Stadion aufzusuchen.

Zugegeben: Manche Geschäftsreisen lassen sich nicht (oder nur sehr schwer) verschieben. Dementsprechend ist es gelegentlich als Unternehmen nötig, sein Budget stärker als geplant zu belasten. Falls möglich, bietet es sich jedoch an, Geschäftsreisen in die Zeiten zu legen, in denen Brasilien in touristischer Hinsicht weniger im Fokus liegt.

Tipp Nr. 4: Frühzeitig mit den geltenden Visa-Bedingungen auseinandersetzen

Wer sich mit den Details rund um Geschäftsreisen auseinandersetzt, erkennt schnell, dass es durchaus einen Unterschied macht, ob die Destination in einer der größten Städte Deutschlands oder auf einem anderen Kontinent liegt. Ein wichtiges Detail, das in diesem Zusammenhang eine große Rolle spielt, ist das Visum.

Hier ist es unerlässlich, sich möglichst frühzeitig über die geltenden Bedingungen zu informieren. Selbstverständlich hilft bei Fragen zu diesem Thema auch das bereits erwähnte Dienstreisebüro weiter.

Grundsätzlich gilt, dass viele Geschäftsreisende, solange sie in Brasilien nicht entgolten werden, kein Visum benötigen. Sie brauchen lediglich ihren Reisepass und die notwendigen Ein- und Ausreiseformulare. Auf den entsprechenden Dokumenten müssen sie die Option „Business“ ankreuzen und somit kenntlich machen, dass sie geschäftlich im Land sind. Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, können sie pro Jahr für 90 Tage in Brasilien bleiben – ohne hierfür ein Visum beantragen zu müssen.

Es gibt jedoch einige Besonderheiten und Einschränkungen. Wer zum Beispiel in Brasilien technische Dienstleistungen erbringen will, benötigt ein separates Visum mit der Bezeichnung „Vitem V“. Und wer bestimmten Berufsgruppen angehört und für eine brasilianische Firma in Brasilien arbeitet, benötigt ein Zeitvisum.

Tipp Nr. 5: Internationale Kreditkarten als Zahlungsmittel nutzen

Je nachdem, an welchen Ort die jeweilige Geschäftsreise führt, setzen sich die Reisenden einem mehr oder weniger hohen Risiko aus, Taschendieben zum Opfer zu fallen. Vor allem in größeren Menschenmengen ist Vorsicht geboten. Daher ist es sinnvoll, möglichst wenig Bargeld bei sich zu tragen. Die internationalen Kreditkarten, die in fast ganz Brasilien akzeptiert werden, lassen sich in der Regel schnell über die entsprechenden Sperr-Nummern deaktivieren.

Wer auf seiner Geschäftsreise nicht ohne Bargeld unterwegs sein möchte, hebt an einem der zahlreichen Automaten ab. Viele sind jedoch mit einer täglichen Höchstgrenze verbunden.

Der Vollständigkeit halber sei zudem erwähnt, dass manche Banken für das Abheben im Ausland Gebühren verlangen. Diejenigen, die die entsprechenden Konditionen im Vorfeld überprüfen, können sich vor unangenehmen Überraschungen schützen und gleichzeitig dafür sorgen, dass sie innerhalb ihres festgelegten Budgets bleiben.

Tipp Nr. 6: Verschiedene Möglichkeiten rund um einen mobilen Aufenthalt miteinander vergleichen

Brasilien ist groß. Und oft gilt es, im Rahmen einer Geschäftsreise lange Strecken zurückzulegen. Ob es sinnvoll ist, das Auto beziehungsweise einen Mietwagen zu nehmen oder innerhalb des Landes zu fliegen, ist von verschiedenen Faktoren abhängig.

Viele Geschäftsreisende entscheiden sich – gerade im Zusammenhang mit kurzen und mittellangen Strecken – oft für das Taxi. Hierbei handelt es sich um eine (im Vergleich zu Deutschland) günstigere Form der Mobilität. Dennoch empfiehlt es sich, den Preis im Vorfeld zu verhandeln, um Diskussionen vorzubeugen.

Tipp Nr. 7: Die Zeitverschiebung beachten (gerade im Zusammenhang mit wichtigen Meetings)

Brasilien hat insgesamt vier Zeitzonen. Dies gilt es – vor allem mit Hinblick auf besondere Meetings, bei denen eventuell ein Anruf ins heimische Büro nötig wird – zu berücksichtigen. Immerhin kann es sein, dass sich bei einem Treffen neue Erkenntnisse ergeben, die dann wiederum mit der Führungsebene abgesprochen werden müssen. Es wäre ärgerlich, wenn sich alles verzögern würde, weil in Deutschland bereits der Feierabend eingeläutet wurde.

Die gute Nachricht ist, dass der Unterschied zwischen Deutschland und Brasilien nur wenige Stunden beträgt. Daher sollte sich eigentlich immer eine Art „Kompromisslösung“ finden lassen, mit der alle Beteiligten leben können.

Fazit

Viele Mitarbeiter empfinden Geschäftsreisen nach Brasilien in vielerlei Hinsicht als bereichernd. Damit der Aufenthalt in diesem besonderen Land so angenehm wie möglich wird, gilt es, alles im Vorfeld bestmöglich zu planen.

Mit einem modernen Dienstreisebüro, dem nötigen Know-how und etwas Vorlaufzeit stellt genau das in der Regel kein Problem dar.